Solusi Simpan Dokumen Dengan Format PDF/A
Apa itu PDF/A ?
PDF/A adalah Format standar dari versi Portable Document Format (PDF) yang khusus digunakan dalam pengarsipan dan pelestarian dokumen elektronik jangka panjang. Format ini diciptakan tahun 2005 dengan tujuan untuk mengatasi meningkatnya kebutuhan pengarsipkan dokumen secara elektronik dengan cara yang menjamin pelestarian isi dokumen dalam jangka waktu lama dan memastikan dokumen tersebut dapat diambil dan diterjemahkan dengan hasil yang konsisten di masa depan.
PDF/A berbeda dengan format PDF dengan melarang fitur yang tidak sesuai untuk pengarsipan jangka panjang dan tidak mengizinkan bergantung dari sumber eksternal seperti linked font, peluncuran file javascript, file executable, enkripsi, konten audio video, dan konten lain yang terhubung ke luar/eksternal. Kebutuhan arsip ini ada di berbagai wilayah pemerintah dan industri di seluruh dunia, termasuk sistem hukum, perpustakaan, dan surat kabar.
Untuk kebutuhan arsip digital dalam jangka panjang seperti data yang dimiliki oleh pemerintah yang mengharuskan memiliki file dengan kualitas baik, maka Scanner Plustek dapat menjawab dengan mampu menyimpan hasil scan kedalam format file PDF/A dan Searchable PDF/A, dimana format ini dapat menjaga ketahanan dan keamanan file serta kualitas jika direproduksi kembali.
Apa Fungsi dari PDF/A ?
Format file PDF telah menjadi format yang paling banyak digunakan dalam hal pertukaran dokumen digital karena kemudahannya. Dapat dibaca diplatform apapun baik di PC, tablet, atau smartphone dan dapat juga diproduksi atau cetak kembali.
Sementara PDF/A memiliki fungsi yang khusus menekankan pada pengarsipan dokumen jangka panjang. Untuk melestarikan informasi dalam file dan untuk memastikan isinya tetap muncul dan kompatibel dengan perangkat lunak dimasa depan karena penyimpanan yang sangat lama.
Berikut ini beberapa perbedaan antara file PDF dan PDF/A :
File PDF
● Format file untuk pertukaran dokumen digital yang mudah
● File dokumen tidak dapat diprediksi dimasa depan baik kualitas atau kompabilitas
● Ukuran file lebih kecil dari PDF/A karena gambar dan font tidak disematkan
● Mengizinkan konten audio, video, dan file executable
● Mengizinkan enkripsi dan sumber file eksternal
File PDF/A
● Format file yang dikhususkan untuk pengarsipan dokumen elektronik jangka panjang
● Kualitas file baik bila direproduksi dimasa depan
● Ukuran file menjadi lebih besar karena gambar dan font akan disematkan
● Tidak mengizinkan konten audio, video, dan file executable
● Tidak mengizinkan enkripsi dan sumber file eksternal
Jadi kesimpulannya, Format file PDF dan PDF/A adalah berbeda antara satu dengan yang lainnya. Meski sama dalam hal untuk keperluan pertukaran dokumen digital, kemudahan dan kompabilitasnya di berbagai platform, namun format PDF/A lebih khusus untuk pengarsipan dokumen elektronik jangka panjang dan memiliki kualitas yang baik.