SOLUSI ARSIP DOKUMEN DIGITAL ANDA

Mengapa dokumen perlu diarsip ?

Dokumen perlu diarsip karena:

1. Memiliki nilai administratif dan informatif.
2. Memiliki nilai hukum.
3. Memiliki nilai keuangan.
4. Memiliki nilai penelitian.
5. Memiliki nilai pendidikan & pengetahuan.
6. Memiliki nilai sejarah.


Ciri-ciri dokumen yang memiliki nilai administratif dan informatif adalah:

1. Tercantum identitas jenis dokumen.
2. Tertera tanggal penerbitan/pembuatan dokumen.
3. Tertera identitas penerbit/pemilik dokumen.
4. Tertera kepada siapa ditujukannya dokumen tersebut.
5. Tertera keterangan jelas mengenai isi dokumen tersebut.
6. Memiliki tanda bukti pengesahan.

Problem klasik disetiap sistem pengarsipan dokumen pada perkantoran adalah:

1. Pernah mengalami kehilangan dokumen.
2. Kesulitan pada saat mencari dokumen yang sudah diarsip.
3. Membutuhkan tempat yang cukup luas untuk mengarsip dokumen.
4. Pada saat pengembalian dokumen salah tempat.
5. Terjadi penurunan kualitas terhadap dokumen.

yang terjadi adalah biaya operasional menjadi tinggi dan produktifitas menjadi menurun!
Solusinya adalah dokumen digital!

Mengapa dokumen digital?

1. Biaya relatif lebih murah.
2. Mudah untuk disimpan (Internal HDD/External HDD).
3. Mudah untuk di backup/copy (copy & paste).
4. Mudah untuk di pindahkan (internet/intranet)
5. Mudah untuk dicari kembali (search engine).
6. Ada level security/keamanan (password).
7. Tidak membutuhkan ruangan yg besar (teknologi nano).
8. Tidak khawatir terhadap jamur, rayap, dll.
9. Siap direproduksi setiap saat.

Share this post
  ,



 
Kembali ke Seluruh News - Tips&Trik
Lihat Berita Terkait Lainnya:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

16 − three =

Menu

Jual Scanner Plustek Terlengkap!